El pasado 2 de mayo de 2020 se publicón en el BOE la Resolución de 29 de abril de 2020, de la Subsecretaría, por la que se publica la Resolución de 17 de febrero de 2020, de la Presidencia del Instituto Nacional de Estadística y de la Dirección General de Cooperación Autonómica y Local, por la que se dictan instrucciones técnicas a los Ayuntamientos sobre la gestión del Padrón municipal y que sustituyó a las Instrucciones técnicas de 2015.
En estas Instrucciones Técnicas de 2020, además de establecer criterios interpretativos para las Entidades Locales sobre determinados supuestos en el funcionamiento del Padrón, se recoge un Apartado (el 8) específico sobre protección de datos, titulado “Acceso y cesión de datos padronales” . Este Apartado se divide en “Acceso a datos padronales” y “Cesión de datos padronales”.
Las cuestiones más relevantes en relación al Acceso a datos del Padrón son las siguientes:
- El Padrón debe estar sujeto a la normativa de protección de datos y en el acceso, específicamente, el artículo 15 del RGPD y el 13 de la LOPDGDD.
- Es necesario informar a las personas vecinas cada vez que se producen actualizaciones en sus datos y, al menos una vez cada cinco años.
- El acceso a los datos padronales lo puede realizar personalmente la persona vecina o por medio de su representante.
- En el caso de menores no emancipados de progenitores separados o divorciados, el que no sea el progenitor custodio y que ejerza la patria potestad compartida podrá acceder a la información padronal de su hijo o hija, previa audiencia al progenitor que ostente la guarda y custodia, salvo que en el acceso deba preservarse el secreto por carecer el progenitor no custodio del derecho de visita a sus hijos menores o sólo poder hacerlo bajo supervisión de terceros y en determinados lugares.
- Los volantes y certificados de empadronamiento podrán ser solicitados y, o expedidos por medios electrónicos, para lo que se deberá vigilar que el acceso a la información padronal quede restringido a las personas interesadas, mediante el uso de firma electrónica o el acceso por contraseña personal.
- Se recogen unas instrucciones específicas referidas a la certificación de empadronamiento y quea acredita fehacientemente el empadronamiento:
- En papel debe estar suscrito por el secretario y conformado por el alcalde.
- En electrónico, no será necesaria la conformidad del alcalde si tiene una la firma electrónica del secretario
- Mediante una actuación administrativa automatizada, se podrá utilizar el sistema de firma de sello electrónico de órgano y el de código seguro de verificación.
- El procedimiento de comprobación de certificados expedidos para verificar la autenticidad de los mismos, debe tener un perído mínimo de tres meses desde su expedición.
- Igualmente existen unas instrucciones específicas sobre los Volantes de empadronamiento, es decir, aquellos documentos de carácter puramente informativo y sin firma de ningún funcionario o autoridad municipal:
- Al igual que los Certificados, se podrán establecer un procedimiento de comprobación de volantes para verificar la autenticidad de los mismos, por un periodo mínimo de tres meses desde su expedición
- Los certificados acreditan, y los volantes informan, únicamente de la residencia en el municipio y el domicilio del habitante:
- Si en los certificados y/o volantes se incluyera información adicional no relacionada con la residencia y domicilio, debe ser pertinente para el fin para el que se ha solicitado .
- No deben expedirse certificados y/o volantes para varias personas cuando no comprendan a todos los habitantes inscritos en el mismo domicilio.
- La expedición de certificaciones y/o volantes sobre de la totalidad de las personas inscritas en un mismo domicilio, deberá estar fundamentada en alguno de estos dos supuestos del artículo 6.1 del RGPD
- Disponer del consentimiento de todos los inscritos en la vivienda (artículo 6.1.a RGPD). Este podrá haberse recogido como dato voluntario en la hoja padronal. Para ello, en el Anexo III de las IITT Padrón se prevé esta casilla de Información voluntaria: “Autorizamos a los mayores de edad empadronados en esta hoja para comunicar al Ayuntamiento las futuras variaciones de sus datos y para obtener certificaciones o volantes de empadronamiento”
- Tener un interés legítimo que prevalezca sobre los intereses o los derechos y libertades fundamentales de las personas cohabitantes (artículo 6.1.f RGPD). Para valorar este interés, se exigirá en cada caso un juicio de ponderación por parte del Ayuntamiento. que deberá conocer:
- Finalidad para la que se solicitan.
- Incidencia que pueda tener en la esfera de los cohabitantes la comunicación de sus datos a la persona solicitante.s
- Cumplimiento del deber de información en el momento de la inscripción padronal previsto en el artículo 13 del RGPD y, específicamente, el posible ejercicio por los afectados de su derecho de oposición.
- En las inscripciones sean anteriores a la entrada en vigor del RGPD y no se haya informado de la posible cesión de los datos a un tercero con interés legítimo o no se disponga de la autorización de los de empadronados en la misma vivienda otorgada en la hoja padronal, antes de proceder a la expedición del certificado o volante de empadronamiento, deberá cumplirse con el deber de información a los efectos de realizar el mencionado juicio de ponderación.
- Se preveen lgunos supuestos en los que prevalecerían los intereses del afectado y no procedería la comunicación de sus datos por interés legítimo como los de las víctimas de violencia de género o en caso de expedientes de baja de oficio.
- Existen una serie de criterios para la Información sobre la inscripción padronal a las personas interesadas:
- Existe la obligación de informar sobre su situación padronal:
- Siempre que se produzcan actualizaciones.
- Al menos una vez cada cinco años y se puede hacer por cualquier medio que permita a los vecinos conocer los datos que obran en su inscripción padronal, sin que sea obligatorio tener constancia de la recepción. No se dará a conocer la información padronal mediante exposición pública.
- Existe la obligación de informar sobre su situación padronal:
- Cuando se proporcione información padronal por procedimientos distintos al presencial, hay que establecerse las cautelas para evitar que la información pueda llegar a cualquier otra persona diferente, como puede ser el envío de la informaciñón a la direcciñón postal que figuere en el Padrón o evitar faciluitar información telefónica
Por su parte las cuestiones más relevantes en relación a la Cesión de datos del Padrón son las siguientes:
- Únicamente se cederán a otras Administraciones Públicas que lo soliciten sin consentimiento previo de la persona interesada solamente cuando les sean necesarios para el ejercicio de sus respectivas competencias, y exclusivamente para asuntos en los que la residencia o el domicilio sean datos relevantes.
- Se pueden ceder para elaborar estadísticas oficiales sometidas al secreto estadístico.
- En otros casos, la cesión de datos deberá basarse en alguna de las bases de legitimación generales del artículo 6.1 del RGPD.
- La transmisión de datos por medios electrónicos entre Administraciones Públicas, se realizará de acuerdo con el artículo 28 de la Ley 39/2015 y únicamente, se podrán consultar o recabar dichos documentos salvo que el interesado se opusiera a ello.
Gontzal Gallo
Especialista en Derecho de las TIC
Colegiado en el Colegio de la Abogacía de Bizkaia
http://www.gontzalgallo.com
Twitter: @gongaru
Linkedin: Gonzalo Gallo
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