El pasado 9 de marzo de 2012, se publicó en el Boletín Oficial del País Vasco el Decreto 21/2012, de 21 de febrero, de Administración Electrónica, con el objetivo principal de desarrollar el derecho de los ciudadanos a relacionarse, mediante medios electrónicos con la Administración General de la Comunidad Autónoma de Euskadi, sus organismos autónomos, entes de Derecho Público y entes público de Derecho Privado dependientes de dicha Administración (por tanto, no le es aplicable a las Administraciones Forales o a las Administraciones Municipales).
También se hace hincapié en el derecho de la ciudadanía a no aportar datos y documentos que ya obren en poder de la Administración, siempre que el ciudadano otorgue su consentimiento de manera específica e individualizada para cada procedimiento concreto. Así pues, no cabe un consentimiento general de los ciudadanos para todos los procedimientos en los que se esté relacionando con esta Administración.
1.- Sede Electrónica
El Decreto 21/2012, crea la sede electrónica de la Administración de la Comunidad Autónoma de Euskadi: https://euskadi.net. Cada órgano o entidad, será responsable de gestionar los servicios y contenidos según las competencias que tenga atribuidas. Por tanto, parece que, como se ha planteado la sede electrónica, es como un lugar común de «sedes electrónicas» de los diferentes órganos o entidades.
Además, en la sede electrónica se prevén una serie de servicios comunes (que se pueden ir ampliando en el tiempo) para todos los órganos de la Administración General e Institucional de Euskadi (que será la que se incluye en el artículo 7 del Decreto Legislativo 1/1997, de 11 de noviembre, por el que se aprueba el Texto Refundido de la Ley de Principios Ordenadores de la Hacienda General del País Vasco), que se podrán ampliar a otras entidades u otras Administraciones mediante convenios de colaboración. Estos servicios comunes iniciales son:
- Registro electrónico.
- Notificación electrónica.
- Certificaciones electrónicas.
- Consulta del estado de tramitación de los expedientes.
- Archivo electrónico.
- Pasarela de pagos.
- Servicio de verificación de datos.
- Tablón electrónico de anuncios.
- Registro electrónico de representantes.
Por lo que respecta a la tramitación electrónica, se deberá poner a disposición de los interesados, en la sede electrónica, modelos electrónicos de solicitudes con el siguiente contenido mínimo:
- Mecanismo para la obtención de consentimiento para notificación o comunicación electrónica.
- Mecanismo para la obtención de consentimiento para tratamiento de datos de carácter personal, según la LOPD.
- Las declaraciones responsables y comunicaciones previas, en su caso.
La sede electrónica también deberá contar con instrucciones, guías prácticas y otra documentación que sirvan a la ciudadanía de ayuda. También se deberá disponer de un servicio electrónico donde las personas interesadas, previa identificación y autenticación, puedan consultar el estado de todos sus procedimientos, sean tramitados de forma electrónica o no.
2.- Tablón electrónico de anuncios
El Decreto 21/2012 también crea el Tablón electrónico de anuncios, el cual puede sustituir a la publicación en el Tablón de anuncios «tradicional», dotando al primero el mismo valor y efectos jurídicos que el último, siempre que se prevea en la normativa reguladora del procedimiento administrativo cuyo anuncio se prevea publicar.
3.- Identificación y autenticación
Por lo que respecta a la identificación y autenticación de los ciudadanos, se permite el uso del DNI electrónico, sistemas de firma electrónica reconocida y admitida por la Administración y otros sistemas, como pudieran ser el uso de claves concertadas (siempre atendiendo a criterios de proporcionalidad). También se prevé la habilitación para la representación a personas autorizadas en la realización de determinadas actuaciones electrónicas. Estas representaciones constarán en el Registro electrónico de representantes.
También se prevé en este Decreto, la posibilidad de que el ciudadano, previamente identificado y habiendo consentido expresamente, faculte a un funcionario para la realización de algunos trámites electrónicos. Este personal funcionarial, igualmente, deberá constar en un Registro.
4.- Registro Electrónico
Se crea mediante el Decreto 21/2012, el Registro electrónico de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi que será único para todos los órganos de la Administración General e Institucional de Euskadi.
Se podrán admitir en este Registro, todos los formularios electrónicos de servicios, procedimientos y trámites que se reflejen en la sede electrónica, así como cualquier documento electrónico dirigido a cualquier órgano de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi.
Cuando se presente un documento en el Registro electrónico, se emitirá un recibo electrónico en el que conste:
- Fecha y hora de presentación. A este respecto, si se presenta en un día inhábil, se hará mención de la fecha y hora en que se entregó, constando como feha y hora de entrada las 0 horas y un segundo del primer día hábil siguiente.
- Número de registro.
- Remitente.
- Destinatario.
- Extracto del contenido.
- Recibo acreditativo de los documentos presentados.
El Registro electrónico estará disponible las 24 horas del día, salvo cuando existan razones para el mantenimiento previamente informadas.
5.- Comunicaciones electrónicas
Se dota a los ciudadanos la posibilidad de elegir y modificar el canal de comunicación con la Administración (salvo que una norma legal señale lo contrario). Las comunicaciones electrónicas válidas serán en las que se tenga constancia de la transmisión y recepción, las fechas, el contenido íntegro de las comunicaciones y se identifique al emisor y receptor de la misma.
También se recoge la posibilidad de obligar a las personas jurídicas o a colectivos de personas físicas la obligación de comunicarse con la Administración exclusivamente por medios electrónicos.
Respecto a comunicaciones con otras Administraciones Públicas, se establece la obligación a la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi, de relacionarse con aquellas por medios electrónicos, suscribiendo los pertinentes convenios.
6.- Notificaciones electrónicas
Las notificaciones serán electrónicas cuando el interesado lo haya solicitado, consentido o exista una norma legal o reglamentaria que obligue a ello. El sistema de notificación electrónica deberá permitir:
- Acreditar la fecha y hora en que se puso a disposición la notificación.
- Acceder al contenido de la misma.
En el momento que transcurran 10 días naturales desde su puesta a disposición, la notificación se entenderá rechazada, salvo que «de oficio o a instancia de persona destinataria se compruebe la imposibilidad técnica o material del acceso».
7.- Documento electrónico
El Decreto 21/2012 define al documento electrónico como:
«la información de cualquier naturaleza, en forma electrónica, archivada en soporte electrónico, según un formato determinado, y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado.»
Por su parte el documento electrónico administrativo será aquel documento electrónico que se emita válidamente por un órgano de la Administración y tenga asociada una firma electrónica. Este documento tendrá un sello de tiempo («la asignación, por medios electrónicos, de la fecha y hora a un documento electrónico, con la intervención de un prestador de servicios de certificación, que esté admitido para prestar servicios de sellado de tiempo, y que asegure la exactitud e integridad de la marca de tiempo del documento, según el sistema de autenticación vigente en cada momento»).
Los documentos electrónicos que se integren en un Expediente electrónico (que se describe en el siguiente apartado), deberán contener metadatos. Éstos son definidos como los datos que definen y describen otros datos.
En cuanto a la reproducción de documentos electrónicos, se deberá garantizar el acceso y la descarga de los mismos puestos a disposición a los ciudadanos o a otras Administraciones.
8.- Expediente electrónico
Se define como un conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento administrativo. Estos Expedientes contendrán:
- Los documentos electrónicos.
- El índice electrónico garantizando la integridad del Expediente y su recuperación.
- La Firma electrónica del índice del órgano o entidad responsable.
- Los metadatos del Expediente.
El intercambio de Expedientes electrónicos deberá realizarse siguiendo el Esquema Nacional de Interoperabilidad.
9.- Conservación y archivo de documentos electrónicos
El Decreto 21/2012 también crea formalmente el Archivo electrónico de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi, en el que se almacenarán y administrarán los documentos electrónicos administrativos y otros documentos electrónicos que formen parten de un Expediente electrónico. Este Archivo será usado por la Administración General e Institucional de Euskadi.
La Administración tendrá que aprobar y publicar su política de gestión de documentos electrónicos cumpliendo con los requisitos del Esquema Nacional de Interoperabilidad y el Esquema Nacional de Seguridad y deberá contar con directrices para asignar responsabilidades y defir medidas de gestión de documentos y administración de repositorios electrónicos.
Si los documentos electrónicos contienen datos de carácter personal, debe aplicarse, como no, la LOPD.
10.- Copias electrónicas
Se podrán expedir copias auténticas, siguiendo los requisitos de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.
En cuanto a las copias electrónicas auténticas:
- Si no cambian ni de formato ni de contenido, tendrán eficacia jurídica de documento electrónico original.
- Si cambian de formato, deberán haberse obtenido de una conversión siguiendo el Esquema Nacional de Interoperabilidad.
- Su relación con el documento origen se hara constar en los metadatos.
- Deberán ser firmadas electrónicamente.
- Cuando quieran ser obtenidas en soporte papel deberá incluirse en él un código generado electrónicamente para contrastar su veracidad.
Se permite la destrucción de los documentos originales en papel cuando se hayan generado copias electrónicas auténticas, siguiendo las directrices de la política de gestión de documentos electrónicos pertinente, salvo que posean un valor histórico, artístico o relevante.
Se regula, asimismo, la obtención de copias compulsadas de documentos, mediante su digitalización y posterior firma electrónica.
Autor:
Gontzal Gallo
Especialista en Derecho de las TIC
Colegiado en el Ilustre Colegio de Abogados del Señorío de Vizcaya
Twitter: @gongaru
Linkedin: Gonzalo Gallo
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Entre Códigos Civiles y Androides 
Hola Gontzal,
Respecto a la regulación que efectúa el legislador vasco sobre los Registros Electrónicos, mis felicitaciones!, ya era hora que algún legislador se diese cuenta de que el modelo a seguir es el de Registro Único!
El sistema de registros electrónicos establecido en el Estado y en el resto de comunidades autónomas (por lo menos las que yo he estudiado), se ha diseñado básicamente conforme a la organización tradicional de los registros físicos y obliga a cada Administración pública a crear su propio registro electrónico.
Esta multiplicidad de registros ha provocado una dispersión en las soluciones tecnológicas y formatos empleados que ha sido necesario corregir mediante los esquemas de interoperabilidad.
Por otra parte, debido a la falta de recursos económicos, nos encontramos en una situación en la que muchas Administraciones públicas todavía no han creado su registro electrónico, con lo cual el sistema de registros múltiples diseñado no se ha implantado completamente y no es eficaz en aquellas Administraciones con falta de recursos económicos y tecnológicos.
Desde este punto de vista, tampoco es un modelo eficiente, puesto que se duplican esfuerzos e inversiones por parte de las distintas Administraciones públicas y no se ha desarrollado suficientemente la colaboración interadministrativa a través de los acuerdos y convenios, que se estiman
imprescindibles para alcanzar una mayor eficacia de este modelo implantado.
Si os interesa profundizar en este tema os puedo pasar por mail un Trabajo del Máster, en el que analicé con profundidad la eficacia de los registros electrónicos en las AAPP
😉
Un saludo.
Gracias Pablo por comentar. Respecto al Registro «Único» si que parece un «avance», pero hay que tener en cuenta que este Decreto sólo es para Gobierno Vasco y sus organismos….y aquí tenemos otras Administraciones Públicas con muchas competencias que son las Diputaciones Forales, pero, claro, siempre quedan los «convenios de colaboración»
Respecto al trabajo, si no te importa compartirlo perfecto para mí…Te paso mi mail por DM de Twitter